Данная система предназначена для подачи в государственные органы и иные государственные организации электронных обращений и получения ответов (уведомлений) на них. Доступ к системе учета и обработки обращений обеспечивается посредством сайта в глобальной компьютерной сети Интернет по адресу обращения.бел.
Электронное обращение — обращение заявителя, поступившее в адрес ГУЗ «Городская поликлиника №5 г.Гродно» посредством системы учета и обработки обращений (обращения.бел) и подлежит рассмотрению в порядке, установленном законодательством для рассмотрения письменных обращений.
На сообщения, направленные на адрес электронной почты учреждения, не распространяется действие Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. №300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц». Ответы на такие сообщения не направляются. 

Находящиеся на территории Республики Беларусь иностранные граждане и лица без гражданства, представительства иностранных организаций пользуются правом на обращение наравне с гражданами Республики Беларусь и юридическими лицами Республики Беларусь, если иное не определено Конституцией Республики Беларусь, законами и международными договорами Республики Беларусь.

Электронные обращения граждан Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в адрес учреждения рассматриваются в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. №300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» и должны соответствовать требованиям ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. №300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».
Электронные обращения должны быть рассмотрены не позднее 15 дней, а требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 1 месяца.
Срок рассмотрения электронных обращений исчисляется со дня их регистрации в учреждении.
Ответы (уведомления) на электронные обращения направляются посредством системы учета и обработки обращений. На электронные обращения даются письменные ответы (направляются письменные уведомления) в случае, если заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ.
Оставляются без рассмотрения по существу обращения, которые (по которым):
· изложены не на белорусском или русском языке;
· не содержат фамилии, собственного имени, отчества, адреса места жительства (места пребывания) гражданина;
· не содержат полного наименования юридического лица и адреса его места нахождения, фамилии, собственного имени, отчества руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения (для юридических лиц);
· содержат текст, не поддающийся прочтению;
· содержат нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
· подлежат рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах либо в соответствии с законодательными актами установлен иной порядок подачи и рассмотрения таких обращений;
· содержат вопросы, не относящиеся к компетенции адресата;
· пропущен без уважительной причины срок подачи жалобы;
· подано повторное обращение, если оно уже было рассмотрено по существу и в нем не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения обращения по существу;
· с заявителем прекращена переписка.
 
Заявитель имеет право отозвать свое обращение до рассмотрения его по существу (ст.7 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») путем подачи соответствующего письменного или электронного заявления (ст. 16 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).
В случае отзыва заявителем своего обращения организация, индивидуальный предприниматель прекращают рассмотрение этого обращения по существу и возвращают заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.
Ответ организации на обращение или решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу могут быть обжалованы в вышестоящую организацию (ст. 20 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»). Ответ организации на обращение или решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу после обжалования в вышестоящую организацию могут быть обжалованы в суд в порядке, установленном законодательством.